Privacy

Wonen Noordwest Friesland verwerkt uw persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en vertrouwd. Wij vinden het belangrijk dat u vertrouwen heeft in onze organisatie. Daarom doen we er alles aan om uw privacy te beschermen. De regels over het beschermen van uw privacy zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarbij de Autoriteit Persoonsgegevens toezicht houdt op de naleving van de wet. Wonen Noordwest Friesland handelt binnen de kaders van de wet en maakt daarvoor onder andere gebruik van de privacy documenten die beschikbaar zijn gesteld door Aedes. Aedes is de landelijke brancheorganisatie van woningcorporaties in Nederland.

Opbouw privacyverklaring

In de inleiding van dit document is aangegeven waarom we een privacyverklaring hebben opgesteld en welke wet daaraan ten grondslag ligt. Daarna wordt duidelijk welke persoonsgegevens we verwerken en voor welke doelen we dit doen. Ook wordt toegelicht voor welke diensten we de gegevens verwerken en op basis van welke grondslag we dit mogen doen. Het delen van gegevens met andere partijen is belicht, evenals het verwerken van persoonsgegevens buiten de EU. De beveiliging van persoonsgegevens komt aan bod samen met het behandelen van de bewaartermijnen. Als laatste is beschreven welke rechten u als klant heeft en de mogelijkheid om een klacht in te dienen of contact op te nemen met Wonen Noordwest Friesland.

Bekijk onze privacyverklaring

Heeft u vragen?

Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag verder. U kunt ook contact met ons opnemen als u een klacht of een opmerking heeft over ons privacy beleid.

Neem contact met ons op

Veel gevraagd over Privacy

Wat zijn persoonsgegevens?

Algemeen

In de AVG staat als definitie voor persoonsgegevens: ‘alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon’. Dit betekent informatie die direct over iemand gaat, of naar deze persoon te herleiden is. Wij verwerken uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten.

De privacy van u als huurder beschermen wij door verantwoordelijk en zorgvuldig met uw persoonsgegevens om te gaan. Hiervoor hebben wij de volgende uitgangpunten:

Persoonsgegevens verwerken we alleen voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. We verwerken niet meer gegevens dan nodig is om dat doel te bereiken.
Wij gaan zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. We nemen daarom maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen.
Alle persoonsgegevens zijn altijd vertrouwelijk. In de arbeidsovereenkomst van onze medewerkers is opgenomen dat zij geheimhouding hebben over persoonsgegevens tijdens en na afloop van het dienstverband.

Ben u verplicht om persoonsgegevens te verstrekken?

Algemeen

In veel gevallen is het nodig om een aantal persoonsgegevens van u te gebruiken om u de dienst of product te kunnen bieden die u bij ons afneemt. In dat geval is het gebruiken van uw gegevens noodzakelijk voor de overeenkomst of voor de pre contractuele fase (fase voorafgaand aan de ingangsdatum van het huurcontract).

Soms zijn wij wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens van u te bewaren of te verstrekken, bijvoorbeeld voor de opsporing van strafbare feiten.

Voor sommige extra producten en diensten vragen we eerst uw uitdrukkelijke toestemming voordat we meer persoonsgegevens van u verzamelen.

Worden er ook gegevens verzameld bij anderen?

Algemeen

Wonen Noordwest Friesland verzamelt geen gegevens bij derde partijen. De enige gegevens die wij verwerken ontvangen we van de betrokkenen zelf.

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens?

Algemeen

Wonen Noordwest Friesland is als stichting de juridische verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

Wie is de functionaris van gegevensbescherming of privacy officer?

Algemeen

Wonen Noordwest Friesland heeft een interne privacy officer. Deze functie wordt vervuld door de bestuursadviseur, Menno Stienstra. Hij is te bereiken via het e-mailadres privacyofficer@wonennwf.nl.

Welke persoonsgegevens gebruiken wij voor onze diensten en producten?

Algemeen

Als u een woning van ons gaat huren dan hebben wij van u de volgende persoonsgegevens nodig:

bankrekeningnummer
informatie over eventuele openstaande (huur)schulden
Wij vragen u zich te legitimeren, maar maken geen kopie van uw identiteitsbewijs.
urgentieverklaring (indien van toepassing)
scheidingsconvenant (indien van toepassing)
WMO-verklaring (indien van toepassing)
documenten die noodzakelijk zijn voor de toewijzing van specifieke doelgroepwoningen, bijvoorbeeld zorgwoningen

Bent u huurder van ons? Dan leggen wij de volgende gegevens van u vast, voor zover dit voor u geldt:

(huur)betalingen
achterstanden in (huur)betalingen
klachten over overlast
gegevens over verdenkingen van woonfraude of andere strafrechtelijke gegevens die met de woning te maken hebben.
cameratoezicht, voor zover die nodig is voor de veiligheid.

Voor welke doelen gebruiken we uw gegevens?

Algemeen

Wij hebben uw persoonsgegevens nodig voor:

zorgen voor een kwalitatief goede en leefbare woonomgeving;
aanpak van woonfraude en overlast;
meldingen aan zorg verlenende instanties;
verkopen van woningen, bedrijfsruimte en parkeerplekken;
afhandelen van geschillen en klachten;
communicatie met onze huurders over al deze bovenstaande punten;
(woning)marktonderzoek;
onderzoek naar de kwaliteit van onze dienstverlening;
intern beheer van de organisatie (bijvoorbeeld managementinformatie);
uitvoeren van betalingen aan derden (bv aannemers);
uitvoeren van terugbetalingen aan huurders (bv servicekosten);
berekening van inkomsten en uitgaven en het laten uitvoeren van accountantscontrole;
nakomen van wettelijke verplichtingen (bijv. controle inkomen);
de camerabeelden / toegangsregistratie gebruiken we bij incidenten om de aard van de overtreding vast te stellen of om daders, betrokkenen of getuigen te kunnen identificeren.

Voor welke diensten gebruiken we uw gegevens?

Algemeen

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor:

verhuren, beheren en onderhouden van verhuurbare eenheden, waaronder woon- en bedrijfsruimten, wooncomplexen, kamers en parkeergarages en – plaatsen;
uitvoeren van de woonruimteverdeling;
uitvoeren van de wettelijke inkomenstoets bij nieuwe verhuringen;
afsluiten van een huur- of koopovereenkomst;
innen van de huur en overige betalingen, inclusief het uit handen geven van deze vorderingen aan de deurwaarder en het voorkomen van uit huiszettingen;
(WMO) aanpassingen, onderhoud en reparaties (laten) uitvoeren.

Op basis van welke grondslagen gebruiken we uw gegevens?

Algemeen

Wij verwerken alleen uw gegevens als dit wettelijk mag. De grondslagen die wij daarvoor gebruiken zijn:

Overeenkomst: alle gegevens die noodzakelijk zijn om de huurovereenkomst te kunnen uitvoeren, inclusief het doen van onderhoud.
Wettelijke plicht: gegevens die wij verplicht moeten doorgeven aan bijvoorbeeld de Belastingdienst, politie en andere overheidsinstanties.
Gerechtvaardigd belang: gegevens die wij nodig hebben voor (intern) beheer, analyses, behartiging van onze belangen en beveiliging. We maken hierbij altijd de afweging tussen de zwaarte van het belang van Wonen Noordwest Friesland en de inbreuk op de privacy van de huurder.
Vitaal belang: in geval van noodsituaties.
Uitdrukkelijke toestemming: overige gegevens verwerken we alleen als u uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven. U mag deze toestemming altijd weer intrekken.

Bestaan van geautomatiseerde individuele besluitvorming

Algemeen

Wonen Noordwest Friesland maakt geen gebruik van geautomatiseerde individuele besluitvorming, omdat dit voor onze dienstverlening niet nodig is. Dit houdt in dat Wonen Noordwest Friesland bijvoorbeeld niet aan profiling doet.

Delen we de gegevens met andere partijen?

Algemeen

Wonen Noordwest Friesland maakt gebruik van verschillende verwerkers. Dat zijn leveranciers aan wie wij onze gegevensverwerking hebben uitbesteed. Denk aan onze ICT-leverancier en incassopartner. Met al onze verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten af. Zo waarborgen we onze privacybescherming. Heeft u vragen over verwerkers? Neem dan contact op met onze Privacy officer via privacyofficer@wonennwf.nl.

Op basis van samenwerkingsconvenanten wisselen we gegevens uit met onder andere gemeenten, politie en zorginstellingen. Dit gebeurt volgens de wet. We wisselen niet meer gegevens uit dan strikt noodzakelijk is.

Worden uw gegevens buiten de EU gebracht?

Algemeen

Wonen Noordwest Friesland verwerkt alleen persoonsgegevens binnen de EU. Aangezien de AVG van toepassing is binnen de EU, kan daarmee in beginsel altijd een passend beschermingsniveau verzekerd worden.

Hoe beveiligen we uw gegevens?

Algemeen

Het is heel belangrijk om persoonlijke gegevens goed te beveiligen om misbruik te voorkomen. Daarom beschermt Wonen Noordwest Friesland de opgeslagen gegevens met technische en organisatorische maatregelen. Zo gaan ze niet verloren en kunnen ze door anderen niet misbruikt worden.

De technische beveiligingen worden regelmatig gecontroleerd en aangepast aan de nieuwste ontwikkelingen. Meer informatie over de beveiliging bij Wonen Noordwest Friesland vindt u in het informatiebeveiligingsbeleid.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?

Algemeen

Wonen Noordwest Friesland bewaart persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en nodig is. Hoe lang we bepaalde gegevens bewaren is afhankelijk van het soort gegevens en de doelen waarvoor we ze gebruiken. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen.

Persoonsgegevens van huurders en oud-medewerkers verwijderen of anonimiseren we normaal gesproken uiterlijk 5 jaar na het einde van de huur- of arbeidsovereenkomst. We bewaren ze wel langer als dat moet vanuit de wet of nodig is vanwege een openstaande schuld, rechtszaak of andere bijzondere omstandigheden.

Is de bewaartermijn afgelopen? Dan zorgen wij ervoor dat we de persoonsgegevens op een veilige en zorgvuldige manier vernietigen, verwijderen of anonimiseren.

Welke rechten heeft u ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens?

Algemeen

Uw verzoeken, vragen, klachten of opmerkingen kunt u bij de Privacy Officer neerleggen via privacyofficer@wonennwf.nl. De ontvangst van uw verzoek wordt bevestigd en uw identiteit wordt gecontroleerd. Het verzoek dient binnen 4 weken te worden afgehandeld. Als betrokkenen kunt u de volgende rechten uitoefenen:

Recht op informatie
U heeft het recht om in heldere taal informatie te ontvangen over het hoe en waarom van de gegevensverwerking.
Recht op inzage
U heeft het recht om te zien welke gegevens we van u verzamelen, waarvoor en met wie we deze gegevens delen. U heeft ook het recht hiervan een afschrift te ontvangen. Als gegevens van een derde zijn opgenomen in het dossier waarin betrokkene inzage wenst, dan worden deze gegevens afgeschermd.
Recht op correctie en aanvulling
U heeft het recht gegevens te laten verbeteren of aanvullen, als de gegevens onjuist of onvolledig zijn.
Recht op verwijdering
U heeft het recht om gegevens die niet (meer) van belang zijn, te laten verwijderen.
Recht op (bezwaar) verzet
U heeft het recht bezwaar te maken tegen het gebruik van bepaalde gegevens. Daarvoor moet u (zwaarwegende) persoonlijke omstandigheden aanvoeren.
Recht van beperking
U kunt vragen om minder gegevens te verzamelen. Dit kan als:
- de gegevens niet kloppen
- de verwerking onrechtmatig is;
- de gegevens niet meer nodig zijn;
- als u bezwaar heeft gemaakt.
Recht van dataportabiliteit
U heeft het recht om de persoonsgegevens te ontvangen die een organisatie van u verwerkt.
Recht om niet aan profiling onderworpen te worden
U heeft het recht om niet aan geautomatiseerde besluitvorming onderworpen te worden.

Klacht indienen bij de bevoegde autoriteit: Autoriteit Persoonsgegevens

Algemeen

Wij vinden het belangrijk om tevreden klanten te hebben. Ook al doen wij er alles aan om dit na te streven, kan het voorkomen dat u als klant niet tevreden bent.

Houden wij ons niet voldoende aan de privacywet? Dan horen wij dit graag van u. U kunt ook een klacht indienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via Een tip of klacht indienen bij de AP | Autoriteit Persoonsgegevens.